Función Pública lanza el SIGEP 3.0: el Estado ya no podrá pedir documentos que reposen en el sistema

¿Qué es el SIGEP y qué cambia?

El SIGEP es la base de datos oficial en la que el Estado colombiano reúne la información de quienes trabajan para él, tanto empleados de planta como contratistas por prestación de servicios. En la práctica, es la hoja de vida digital que cualquier persona debe diligenciar antes de posesionarse en un cargo público o firmar un contrato con una entidad.

Hasta ahora, una queja frecuente era que, pese a tener la información en el sistema, las entidades seguían pidiendo copias físicas o escaneadas de diplomas, actas de grado y certificaciones laborales. Con la nueva versión, de acuerdo con el director Huerta, los documentos que aparezcan validados en la plataforma —marcados en verde— no podrán solicitarse otra vez. El funcionario advirtió que exigirlos de nuevo podría constituir una causal de mala conducta, es decir, una falta disciplinaria que puede dar lugar a investigación y sanción.

La Función Pública también señaló que ya no debería pedirse una copia impresa de la hoja de vida cuando esa información esté disponible en los sistemas oficiales. Huerta resumió el propósito con un ejemplo cotidiano: que en diciembre, temporada de vinculación de contratistas, nadie tenga que ir a casa de su familia a descolgar el diploma de bachiller para fotocopiarlo.

Antecedentes integrados y verificación con código QR

Entre las novedades técnicas, la nueva hoja de vida integrará información de la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, la Policía Nacional y el Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM). Estos son los certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales, y el reporte de quienes adeudan cuotas de alimentos, que las entidades suelen pedir por separado antes de vincular a una persona.

La plataforma incorporará además un código QR que permitirá a las entidades consultar y verificar los datos de manera directa, con el fin de dar mayor trazabilidad a la información y reducir la posibilidad de documentos adulterados. El DAFP describió el sistema como más moderno, interoperable —capaz de intercambiar datos con otras bases oficiales— y ajustado a las normas antitrámites.

Un desarrollo "a costo cero"

Uno de los puntos que más destacó la entidad es el costo. Según Huerta, el SIGEP 3.0 fue construido por el equipo técnico de la Función Pública, sin contratos externos, por lo que no representó gasto adicional para el presupuesto nacional. Como comparación, el director afirmó que la versión anterior, el SIGEP II, tuvo un costo cercano a 8.000 millones de pesos.

La Función Pública enmarcó la herramienta dentro de la política de simplificación administrativa del Gobierno del presidente Abelardo de la Espriella, que busca una administración pública más simple, austera y eficiente.

Implementación gradual

La entrada en funcionamiento será progresiva. De acuerdo con la información divulgada, la implementación ya comenzó y continuará durante los próximos meses, con la expectativa de que la plataforma esté plenamente operativa hacia diciembre. La entidad no precisó hasta ahora el número de entidades ni de usuarios que migrarán en cada etapa, ni la norma específica que formalizará la prohibición de volver a exigir documentos.

Servidores públicos y contratistas deberán estar atentos a las instrucciones de las oficinas de talento humano y contratación de sus entidades para actualizar su información en la nueva versión.

Preguntas y respuestas de contexto

¿Qué es el SIGEP 3.0 y cuál es su principal cambio?

Es la nueva versión del sistema de gestión del empleo público en Colombia que prohíbe a las entidades exigir documentos físicos o escaneados que ya estén validados en la plataforma.

¿Qué nuevos datos y herramientas integra esta plataforma?

Incluye automáticamente antecedentes de la Procuraduría, Contraloría, Policía y el registro de deudores alimentarios (REDAM), además de un código QR para verificar la información de manera directa.

¿Qué consecuencias hay para los funcionarios que vuelvan a pedir documentos ya registrados?

El director de la Función Pública advirtió que esta práctica podría constituir una falta disciplinaria, lo que daría lugar a investigaciones y posibles sanciones para los responsables.