El cierre de 2025 marcará para las empresas colombianas uno de los procesos más rigurosos del año en cuanto al pago de la prima de servicios correspondiente al segundo semestre.
Aunque se trata de una obligación legal conocida, las modificaciones introducidas por la reforma laboral de junio de 2025 han llevado a los equipos de nómina y recursos humanos a revisar procedimientos, ajustar sistemas y actualizar criterios de cálculo para cumplir con lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo.
La prima de servicios corresponde a 30 días de salario por año trabajado, divididos en dos pagos: uno en junio y otro en diciembre. El artículo 306 del Código Sustantivo define que la segunda cuota debe entregarse a más tardar el 20 de diciembre, aunque su causación se extiende legalmente hasta el 31 del mismo mes para efectos administrativos.
Este beneficio aplica para todos los trabajadores con contrato laboral, incluidos empleados del servicio doméstico, trabajadores de fincas, choferes de servicio familiar, empleados por días y quienes reciben auxilio de transporte.
Para el cálculo de este pago se mantiene la fórmula tradicional: salario mensual multiplicado por los días trabajados durante el semestre, dividido entre 360. En este cálculo se incorporan elementos como el auxilio de transporte, promedios de comisiones, recargos habituales y bonificaciones permanentes. En trabajadores con ingresos variables, la prima se determina con base en el promedio de los salarios devengados durante el semestre.
La reforma laboral de 2025, aunque no modificó la fórmula, sí generó efectos indirectos en el valor final del pago. La ampliación de la jornada nocturna, los ajustes a los recargos dominicales y festivos y las actualizaciones en las condiciones laborales de algunos sectores han incrementado el salario base de ciertos trabajadores. Esto significa que las áreas de nómina deben revisar los contratos vigentes, actualizar sistemas y asegurar que los registros salariales reflejen los cambios aplicables a partir de julio.
El cumplimiento del plazo de pago continúa siendo uno de los puntos críticos, pues el Ministerio de Trabajo contempla sanciones que incluyen multas, intereses moratorios y procesos administrativos en caso de incumplimiento. En el sector público, la prima debe ser pagada dentro de los primeros 15 días de diciembre, por lo que las entidades oficiales manejan un cronograma diferente al del sector privado.
Las empresas también deben verificar quiénes tienen derecho a recibir este beneficio. No se incluye a contratistas por prestación de servicios ni a trabajadores con salario integral que tengan incorporado el factor prestacional. Las licencias no remuneradas, ausencias sin salario y cambios en la modalidad contractual impactan proporcionalmente el resultado final.
Frente a estos requerimientos, las organizaciones han comenzado a revisar anticipadamente sus procesos internos. Muchos equipos de recursos humanos han optado por realizar simulaciones previas, actualizar plataformas de nómina y reforzar la comunicación con los colaboradores para explicar el cálculo, los conceptos incluidos y los plazos establecidos por la ley. Esto permite anticipar inconsistencias y evitar ajustes de última hora durante el cierre financiero del año.
El pago de la prima de servicios se mantiene como una de las obligaciones laborales más relevantes del segundo semestre, y su correcta ejecución exige precisión administrativa, actualización normativa y claridad en la gestión de la información salarial.
