En medio del desarrollo de la agenda legislativa en el Congreso de la República, distintos sectores se preguntan cuál es el papel que cumplen los Secretarios Generales del Senado y de la Cámara de Representantes. De acuerdo con la información institucional, estos funcionarios desempeñan un rol central en el funcionamiento administrativo, técnico y documental de ambas corporaciones, siendo piezas clave para el orden y la legalidad del trabajo legislativo.
Según lo establecido en la Ley 5 de 1992, reglamento interno del Congreso, los Secretarios Generales son los responsables de garantizar que las actividades legislativas se desarrollen conforme a los procedimientos establecidos. Su labor está orientada a asegurar el correcto trámite de los proyectos de ley, los debates, las votaciones y las decisiones que se adoptan tanto en las plenarias como en las comisiones constitucionales y legales.
El Secretario General es considerado el máximo funcionario administrativo y de archivo de cada corporación. Actúa como soporte técnico permanente de las mesas directivas y como garante de la legalidad formal de los actos que se producen en el Senado de la República y en la Cámara de Representantes. Su intervención es constante durante las sesiones, donde cumple funciones que permiten dar validez a las actuaciones del Congreso.
Entre sus responsabilidades se encuentra llamar a lista a los congresistas, verificar la existencia de quórum deliberatorio y decisorio, y dejar constancia oficial de lo ocurrido durante los debates. Asimismo, los Secretarios Generales dan fe pública de las decisiones adoptadas, lo que les permite certificar la legalidad de las votaciones, las proposiciones aprobadas y las determinaciones tomadas por las corporaciones legislativas.
En materia de gestión documental, estos funcionarios reciben, registran, clasifican y tramitan la correspondencia oficial, los proyectos de ley, las ponencias, las proposiciones y las comunicaciones que ingresan al Congreso. Este control documental es fundamental para garantizar la trazabilidad de los proyectos y el cumplimiento estricto de los procedimientos previstos en la normatividad vigente.
Otra de sus funciones consiste en firmar y autenticar los actos oficiales del Senado y de la Cámara, así como autorizar copias y certificar información relacionada con el trámite legislativo. Esta tarea convierte a los Secretarios Generales en actores determinantes para la validez jurídica de los actos expedidos por el Congreso de la República.
En el control del proceso legislativo, los Secretarios Generales informan de manera permanente a las mesas directivas sobre el estado de los proyectos de ley y actos legislativos. También son los encargados de remitir los documentos aprobados a las dependencias correspondientes, como la Sección de Leyes, para que continúen su trámite constitucional y legal.
El apoyo a la Presidencia de cada corporación es otro de los ejes de su gestión. Los Secretarios Generales coordinan la agenda legislativa, la correspondencia institucional y las actividades protocolarias del presidente del Senado o de la Cámara, facilitando la articulación entre congresistas, mesas directivas y administración.
En el ámbito interno, dirigen y supervisan al personal adscrito a las secretarías y evalúan el funcionamiento de las unidades administrativas bajo su responsabilidad. Además, ordenan la publicación de los actos legislativos y decisiones en la Gaceta del Congreso, requisito indispensable para la publicidad y vigencia de las actuaciones legislativas.
En conjunto, los Secretarios Generales del Senado y la Cámara actúan como el eje administrativo y técnico de cada corporación, garantizando que los trámites legislativos se desarrollen conforme a la ley y que el proceso democrático y de control político se realice de manera organizada y transparente.
